Trabalhar em casa, graças à pandemia COVID-19, criou uma série de desafios interessantes, desde os empregadores tendo que rastrear a produção dos funcionários fora do escritório até manter os colegas de trabalho em contato uns com os outros por meio de reuniões do Zoom e outros aplicativos. No entanto, nada foi tão difícil quanto manter uma comunicação clara um com o outro.
Não importa o que aconteça, os funcionários precisam entrar em contato com seus chefes para ter as perguntas respondidas e fazer as coisas, e os gerentes precisam ficar em contato com seus funcionários para acompanhar as atualizações e descobrir onde eles estão em determinados projetos. Esse tipo de comunicação pode apresentar vários desafios, como muitas pessoas já descobriram, mas essas cinco dicas podem facilitar.
Dica 1: use mensagens instantâneas
Se você, seus colegas de trabalho e chefes têm uma conta de e-mail do Google, a comunicação entre eles é fácil. Essa é uma forma de chamar a atenção de alguém rapidamente, pois as mensagens aparecerão em uma nova caixa na parte inferior da tela. Você também poderá ver quando essa pessoa se conectou pela última vez ao aplicativo ou estava ativa, tornando mais fácil saber se ela está ou não por perto para responder à sua pergunta. Este método funciona melhor se toda a equipe do escritório tiver os endereços de e-mail uns dos outros e já se conectaram no messenger no passado. No entanto, não há nada melhor se você precisa falar com alguém com pressa ou apenas tem uma pergunta simples que não exige um e-mail completo.
Dica 2: o e-mail funciona, mas cuidado com as caixas de entrada cheias
Muitos gerentes têm como política instruir seus funcionários a enviarem consultas pelo messenger, por ser mais fácil e imediato. No entanto, outros podem ter uma política de somente e-mail, porque desejam que tudo seja formalmente salvo por escrito. Embora o e-mail seja uma boa maneira de ficar conectado e enviar mensagens mais longas um para o outro, você se depara com o problema de uma caixa de entrada cheia demais. Isso acontece quando alguém recebe muitas mensagens e coisas se perdem se não forem filtradas. Se você tem uma pergunta urgente ou precisa que algo seja feito rapidamente e a pessoa que está recebendo o e-mail não vê o e-mail imediatamente, talvez você esteja com um problema em mãos. Mas, para comunicações longas e não urgentes, o e-mail é adequado.
Dica 3: em caso de dúvida, procure o telefone
Claro, há momentos em que a comunicação escrita não é o melhor método de comunicação clara. Nesses casos, pegue o telefone. Funcionários padrão devem ter os números de telefone de seus supervisores imediatos e de seus colegas em seus telefones, apenas para garantir. Além disso, os gerentes e supervisores devem ter os números de todos os subordinados gravados em seus telefones também. Mensagens de texto e chamadas telefônicas são formas de comunicação vendidas em caso de emergência, ou quando algo precisa ser feito com urgência e o e-mail e as mensagens simplesmente não estão funcionando.
Dica 4: tire proveito de seu aplicativo de fluxo de trabalho
Além das outras formas de comunicação, geralmente há outra que muitas pessoas tendem a ignorar: seus aplicativos de fluxo de trabalho. Quer você use Trello, Monday.com, Basecamp ou qualquer outro aplicativo de produtividade para rastrear o progresso e atribuir projetos, há um sistema de comunicação dentro dele. Por exemplo, em Monday.com, os usuários podem marcar uns aos outros em pulsos, deixar mensagens nesses pulsos e até inscrever usuários em atualizações para monitorar o progresso. A melhor coisa sobre esses aplicativos? Todos os seus colegas de trabalho ou funcionários já os estão usando, o que facilita a comunicação de alterações e o esclarecimento de instruções no próprio aplicativo.
Dica 5: tenha um sistema no lugar
Acima de tudo, você precisa ter um sistema para se comunicar. Esses sistemas às vezes funcionam sozinhos e são ajustados conforme você continua trabalhando em casa, mas deve haver algo no local de antemão. Por exemplo, você pode usar uma combinação de atribuições ou tarefas de rastreamento em um aplicativo de produtividade, bem como fazer com que cada funcionário envie a seu supervisor um relatório de fim de dia por e-mail. Não importa o sistema que você escolher, apenas certifique-se de que ele seja claramente comunicado e que todos os funcionários saibam como funciona. Caso contrário, você pode acabar no caos.
Manter essas cinco dicas em mente o ajudará a manter suas linhas de comunicação abertas e permitir uma comunicação eficiente e eficaz enquanto todos navegamos neste admirável mundo novo de trabalhar em casa.
