Pense que você não precisa de um assistente? Pense de novo. Ao contrário da crença popular, é necessário um assistente ou administrador executivo qualificado para a produtividade e organização dos negócios. Um assistente executivo com as habilidades e traços certos pode reduzir a quantidade de tarefas, reuniões e comunicações que geralmente atrapalham a agenda de um executivo. E de acordo com Robert Pozen, um assistente de primeira linha “é crucial para ser produtivo”.
Se você está se sentindo estressado no trabalho com muitas solicitações de reunião, e-mails e novos projetos inundando sua mesa, é hora de contratar um assistente executivo . Através de uma excelente organização, comunicação, planejamento estratégico e muito mais, um assistente executivo pode torná-lo um executivo mais eficiente e bem-sucedido.
Para ajudar a demonstrar todas as maneiras pelas quais um assistente ou administrador pode facilitar sua vida, compartilhamos as cinco razões pelas quais você precisa contratar um assistente. Confira abaixo.
1. Eles fazem você parecer bem
Como executivo, você está ciente de que não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo – mesmo que seja solicitado com frequência. Em uma situação terrível como essa, seu assistente serve como rosto e voz quando você não está por perto.
Depois que um assistente é claro sobre seus objetivos e prioridades de negócios, ele pode participar facilmente de reuniões, telefonemas e conferências para você, liberando um tempo valioso em sua programação. Através de suas excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, eles fazem você parecer bem, mesmo quando você não está presente. E, embora você possa não ter tempo para responder a todos os e-mails recebidos, um assistente o ajudará a parecer mais sensível a outras pessoas e a responder a e-mails que você pode ter ignorado.
2. Um apoio constante
Quando você está viajando, trabalhando no fim de semana ou em férias, pode ser difícil encontrar suporte da sua equipe. Afinal, eles estão ocupados com suas próprias tarefas e responsabilidades. Um assistente, no entanto, está lá para apoiá-lo, não importa onde você esteja ou o que esteja fazendo. Não importa se você tomou a PTO ou está fora do escritório para uma conferência, um bom assistente executivo está ciente de tudo a qualquer momento e até o apoia enquanto você estiver fora.
3. Você pode confiar neles com tarefas delegadas
Embora os executivos gerenciem departamentos ou equipes inteiros, há algumas tarefas e responsabilidades que você não deseja delegar. Por exemplo, talvez você não queira ocupar o tempo da sua equipe no gerenciamento de sua agenda, no seu telefone ou na resposta a emails. Mas é exatamente para isso que seu assistente está lá. Com um talentoso assistente executivo, você pode delegar tarefas e confiar que elas serão executadas corretamente. Eles podem realizar pesquisas de mercado, compilar relatórios, agendar compromissos e muito mais, levando tarefas demoradas do seu prato.
4. Mantenha-se dentro do cronograma
Para manter sua empresa em crescimento, há muitas viagens, reuniões e teleconferências que você precisa fazer dia após dia. E, embora a manutenção do seu calendário possa parecer gerenciável por conta própria, você pode se sentir diferente quando o dia inteiro ficar marcado das nove às cinco. Um assistente executivo está lá para mantê-lo no ritmo para realizar todas as suas reuniões, lidar com quaisquer novos cancelamentos ou convites que surgirem, e também para assistir a reuniões ou chamadas em seu lugar. Depois de trabalharem com você tão de perto, eles têm amplo conhecimento para serem seus representantes em conversas importantes.
5. Antecipe suas necessidades
Às vezes, parece mais trabalho manter alguém ocupado e produtivo. A diferença entre um bom assistente e grande é poder antecipar suas necessidades. Sem delegação ou supervisão, um ótimo assistente é capaz de saber o que você precisa antes de pedir. Isso não apenas economiza tempo valioso, mas também mostra grande iniciativa e julgamento.
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